收款機(jī)是企業(yè)銷售活動(dòng)中普遍使用的現(xiàn)金管理工具。收款機(jī)不但提供了一種展示和記錄商店銷售數(shù)量和銷售金額的手段。世界上最早的收款機(jī)是在1879年，由美國(guó)的詹敏斯·利迪和約翰·利迪兄弟制造，其功能只實(shí)現(xiàn)營(yíng)業(yè)記錄備忘和監(jiān)督雇用人的不軌行為?，F(xiàn)代的收款機(jī)融合了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具備直接即時(shí)入賬、網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理能力，可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下工作的商業(yè)工作站。收款機(jī)如愿以償?shù)貪M足了全世界商店經(jīng)營(yíng)者的心愿，它在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)上的高準(zhǔn)確性、銷售統(tǒng)計(jì)上的高效率性，使得商業(yè)經(jīng)營(yíng)者可以迅速、準(zhǔn)確地掌握銷售終端環(huán)節(jié)，并大規(guī)模地降低經(jīng)營(yíng)成本。它也是現(xiàn)代內(nèi)部會(huì)計(jì)控制思想的體現(xiàn)和實(shí)現(xiàn)的工具。收款機(jī)描摹了內(nèi)部控制思想的框架及并將其付諸實(shí)踐。
 
降低了現(xiàn)金銷售中的舞弊行為
 
收款機(jī)的應(yīng)用過(guò)程中還有一個(gè)有趣的故事。約翰帕特森（John H. Patterson）曾是一個(gè)瀕臨虧損的小零售商。另他頭疼的問(wèn)題是雇員侵吞銷售款的行為沒(méi)有一個(gè)較好的辦法解決。一天，某人賣給他一臺(tái)粗糙的收款機(jī)，他便應(yīng)用在銷售中。這項(xiàng)發(fā)明改變了商店的經(jīng)營(yíng)方式。它使計(jì)算變得更為方便，直接向顧客顯示精確的支付總額?，F(xiàn)代化的現(xiàn)金出納機(jī)還把所售貨物的細(xì)目印在一張給顧客的收據(jù)上，與此同時(shí)商店也保存了一份交易記錄。收款機(jī)的使用讓他扭虧為盈，因?yàn)槭湛畹墓蛦T受到收款機(jī)操作程序的監(jiān)督。從而使職員的偷盜行為難以得逞。這是內(nèi)部控制思想在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域的第一次成功運(yùn)用的范例。一部簡(jiǎn)單的收款機(jī)通過(guò)程序設(shè)計(jì)制止了銷售收款環(huán)節(jié)的不道德行為，可謂是內(nèi)部控制的雛形。更有趣的是帕特森看中了收款機(jī)背后的巨大商機(jī)，最后竟成為世界收款機(jī)銷售巨頭。
 
如果把使用收款機(jī)前后的收款過(guò)程相比較就會(huì)發(fā)現(xiàn)。使用收款機(jī)時(shí)收銀員的工作置于機(jī)器的固有程序和顧客的監(jiān)督之下，使得收銀員喪失了多收或少收顧客現(xiàn)金的機(jī)會(huì)。收款機(jī)自身的記錄功能更是可以杜絕收銀員監(jiān)守自盜的機(jī)會(huì)。但是老式的收款機(jī)不能杜絕收銀員和顧客串通作弊，比如收銀員不經(jīng)過(guò)收銀機(jī)就把商品給自己的同伙帶出商店。
 
改善了內(nèi)部控制環(huán)境
 
隨著時(shí)間的推移，高科技手段的運(yùn)用使得自助收款機(jī)得以問(wèn)世并廣為流傳。收款機(jī)一直在不斷改進(jìn)，最新式的收款機(jī)既有計(jì)算機(jī)的通用接口，可以連接多種網(wǎng)絡(luò)，又有適用于商業(yè)環(huán)境的專用接口，如磁卡閱讀器、錢箱、條形碼閱讀器外設(shè)接口，還具有針對(duì)商業(yè)環(huán)境的專用鍵盤(pán)。如何在無(wú)人值守的情況下通過(guò)客戶操作自助收款機(jī)完成銷售過(guò)程而不出現(xiàn)顧客偷拿商品的情況是自助收款機(jī)的一大難題。
 
自助收款機(jī)將更多的收銀員從老式收款柜臺(tái)后面解放出來(lái)，節(jié)約了人力資源的同時(shí)節(jié)約了客戶排隊(duì)等候的時(shí)間。使用自助收款機(jī)的親身經(jīng)歷使筆者體會(huì)到收款機(jī)中所體現(xiàn)的內(nèi)部控制思想。資助收款機(jī)程序化的設(shè)計(jì)使得顧客從掃描記錄商品數(shù)量，自動(dòng)顯示銷售金額，收款找零等一系列過(guò)程可以自動(dòng)完成。當(dāng)顧客掃描商品條碼到收款機(jī)之后，屏幕會(huì)顯示商品數(shù)量、單價(jià)、金額以及折扣等信息。這時(shí)顧客必須將掃描后的商品放到指定位置，或經(jīng)由轉(zhuǎn)送帶運(yùn)送到裝貨區(qū)，或者直接放置到購(gòu)物袋中。自動(dòng)稱量裝置會(huì)對(duì)商品的重量等特征與所顯示的商品銷售記錄進(jìn)行比對(duì)，避免了錯(cuò)拿商品的情況發(fā)生。如果這一程序沒(méi)有順利完成，將不能掃描下一件商品，同時(shí)自助收銀機(jī)會(huì)發(fā)出聲音提示，以提醒工作人員關(guān)注這個(gè)通道并進(jìn)行干預(yù)。整個(gè)掃描過(guò)程完成后，自動(dòng)收款機(jī)還可以自動(dòng)識(shí)別現(xiàn)金并找零，或者與銀行信用卡、借記卡系統(tǒng)相連完成收款過(guò)程。幾乎美國(guó)所有的商場(chǎng)中都有自動(dòng)收款機(jī)專用通道，只需少數(shù)員工值守即可。正常情況下顧客基本不需要工作人員輔助就可以完成整個(gè)過(guò)程，但是卻很少發(fā)生偷竊等行為。其根本原因不是顧客的道德水準(zhǔn)高，而是程序化的設(shè)計(jì)運(yùn)用了內(nèi)部控制的思想，讓偷竊的念頭不能輕易實(shí)現(xiàn)。如果不按照自動(dòng)收款機(jī)設(shè)計(jì)的程序進(jìn)行操作，就會(huì)把自己置于商場(chǎng)工作人員和顧客的同時(shí)關(guān)注之下，試想有誰(shuí)會(huì)在這種情況下實(shí)施偷竊。
 
著名投資家查理芒格對(duì)收銀機(jī)的貢獻(xiàn)評(píng)價(jià)頗高。他指出收銀機(jī)為人類道德水準(zhǔn)的提高做出了卓越貢獻(xiàn)。像收銀機(jī)那樣杜絕弄虛作假的系統(tǒng)，可以通過(guò)減少罪惡，提升文明的行為經(jīng)濟(jì)行為。內(nèi)部控制活動(dòng)所針對(duì)的就是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的弄虛作假甚至是舞弊行為，正確的程序設(shè)計(jì)和適當(dāng)?shù)墓ぞ叩囊肟梢詭椭髽I(yè)形成完善的制度規(guī)則。一個(gè)好的規(guī)則可以是壞人變好，相反，一個(gè)壞的制度卻能是好人學(xué)壞。這句話用到內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)中同樣適用。如果在內(nèi)部控制的作用下，人作為控制對(duì)象能夠自動(dòng)提高尊重規(guī)則遵守規(guī)則的高尚職業(yè)道德，才是內(nèi)部控制制度完善的源頭活水。
 
內(nèi)部控制完善應(yīng)重視利用工具
 
人類社會(huì)的歷史就是一部發(fā)明和利用工具改造自然的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中工具的發(fā)明和利用起到了舉足輕重的作用。古人語(yǔ)：“磨刀不誤砍柴工”、“工欲善其事必先利其器”等便是明證。在現(xiàn)代企業(yè)完善內(nèi)部控制制度的過(guò)程中，內(nèi)部控制規(guī)范的制定、細(xì)則的出臺(tái)只是為內(nèi)部控制打好了制度基礎(chǔ)，其最終落實(shí)必須深入到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)。內(nèi)部控制思想應(yīng)該體現(xiàn)在勞動(dòng)者利用生產(chǎn)工具的整個(gè)過(guò)程中，將內(nèi)部制度控制和內(nèi)部牽制內(nèi)化為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的必要組成部分，并將其整合到企業(yè)的管理信息系統(tǒng)中去。內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)不能僅僅停留在“制度上墻”，不能僅僅滿足于認(rèn)清了控制的對(duì)象，制定了控制措施，而應(yīng)該像現(xiàn)金收款機(jī)的發(fā)明一樣，有針對(duì)性地設(shè)計(jì)內(nèi)部控制的程序，科學(xué)地設(shè)計(jì)內(nèi)部控制工具，器具。內(nèi)部控制制度不僅應(yīng)該程序化，而且應(yīng)該進(jìn)一步機(jī)械化、電子化。
 
內(nèi)部控制的軟肋在于不能有效防止內(nèi)部人相互串通舞弊的情況，很大一部分原因是內(nèi)部控制制度過(guò)度依賴人在內(nèi)部控制制度中的作用。特別是家族企業(yè)中，企業(yè)內(nèi)部的血親、婚親、宗親、鄉(xiāng)親等關(guān)系成為了家族企業(yè)的基本人際關(guān)系，再加上一起“打天下”的兄弟，共同構(gòu)成了家族企業(yè)的人事關(guān)系。整個(gè)家族企業(yè)行事陷入了以“情”為重，輔之以“理”，萬(wàn)不得以才用“法”的裙帶關(guān)系泛濫的局面，在這種環(huán)境下，任何表面完善的內(nèi)部控制制度條文都顯得蒼白無(wú)力，在扭曲的執(zhí)行體系中變成一紙空文，最后成為用之無(wú)效，棄之有違規(guī)則的“雞肋”。我們欣喜地看到，我國(guó)很多商業(yè)零售企業(yè)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用了現(xiàn)代化的現(xiàn)金收款系統(tǒng)，以此提升了內(nèi)部控制水平，加強(qiáng)了企業(yè)管理，提高了效率。實(shí)踐證明，應(yīng)用諸如收款機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)手段打造的內(nèi)控工具，是對(duì)內(nèi)部控制思想的實(shí)踐和物化，是內(nèi)部控制完善的必然路徑。